E-mail kultur

Jeg må indrømme, at det irriterer mig, at folk aldrig svarer på deres e-mails. Jeg har flere gange oplevet, at jeg har sendt tilbud ud, efter at en kunde selv har henvendt sig til mig, og hvis kunden ikke er interesseret, vælger de aldrig at svare.

Det er en meget konfliktsky løsning og decideret uhøfligt.

Det er ikke kun ved tilbud, at folk ikke svarer på deres e-mails. Generelt er folk dårlige til at svare på e-mails.

Jeg kan egentlig godt forstå, at mange vælger denne løsning, når de føler, at de har for travlt til at svare. Det virker til, at e-mail er en kommunikationsform, som er en kæmpe stressfaktor for mange mennesker. Jeg har egentlig også selv haft det sådan i perioder, så jeg forstår det godt.

Det er altid let at gøre sig klog på andres tid og fortælle, hvordan andre skal bruge deres tid. Men vi må ligesom se i øjnene, at det ikke tager lang tid at svare “Nej.” i en e-mail. Hvis man tænker over et tilbud, er det god stil at skrive: “Jeg vender tilbage.”

Hvis folk ikke kan overskue deres e-mails, er de nok allerede ude på et alvorligt sidespor i deres arbejdsliv.

4-Hour Workweek løsningen

De fleste kender Timothy Ferris’ bog 4-Hour Workweek, hvori han forklarer , at folk sagtens kan få mere fritid, hvis de vælger at organisere deres tid på en anderledes måde.

Han kommer også med sit bud på, hvordan du afstresser fra alle dine e-mails. Timothy Ferris’ løsning er, at du kun svarer på e-mails en gang om ugen.

Det er vigtigt at påpege, at han skriver, at du skal benytte autosvar, så alle ved, hvornår du svarer på dine e-mails.

Jeg bryder mig ikke om Timothy Ferris’ løsning. Hvis du får få e-mails, kan du ligeså godt svare på dem samme dag, da det giver kunder et professionelt indtryk af dit firma. Hvis du får spandevis af e-mails, og de forstyrrer din hverdag unødvendigt, hvis du svarer på dem løbende, kan det være en god idé at samle dem sammen til et bestemt tidspunkt på dagen.

Problemet er, at hvis du anvender Timothy Ferris’ løsning, vil du pludselig have 100 e-mails, du skal svare på, og det er der nok mange, som ikke kan overskue.

Nogen gange må du også bare indse, at du får alt for mange e-mails, og der skal en helt anden løsning til. F.eks. kan du ansætte en sekretær eller en studentermedhjælper til at aflaste dig.

I et interview med Berlingske forklarer Nikolaj Gammeltoft, tidl. direktør hos TDC, hvorfor det ikke kan lade sig gøre at svare på alle e-mails, hvis du får mange af dem.

»Jeg begyndte at skabe relationer på arbejdet, fordi det var de mennesker, jeg så mest. Men det dur ikke kun at køre ud af et spor. Arbejdssporet. Jeg kunne sidde en helt weekend og skrive mail. Og når weekenden var gået, havde jeg måske skrevet 500 mail, fordi der var 3.000 mail i inboxen, som jeg ikke have fået svaret på. Det var lidt sygt at bruge en dejlig weekend på. Jeg troede, jeg kunne svare på dem alle sammen, men det kunne jeg selvfølgelig ikke.«

Det er ikke en holdbar løsning.

Min løsning

På et tidspunkt benyttede jeg Timothy Ferris’ e-mail løsning. Jeg fandt hurtigt ud af, at det var langt mere værdifuldt at svare på e-mails med det samme end kun en gang om ugen. Det skyldes primært, at jeg ventede med at svare på e-mails fra kunder, som jeg kunne have besvaret på to minutter.

Hvis f.eks. en kunde ønskede et tilbud på en opgave, eller manglede information fra min side, blev det hele udskudt med min. en uge, når jeg kun svarede på e-mails en gang om ugen. Især hvis kunden benyttede samme princip som mig. Når det kommer til tilbud, er det vigtigt at svare kunden med det samme, fordi salg er det vigtigste for en virksomhedes.

Når vi taler om alm. kundeservice, bliver kunder glade, hvis du svarer dem med det samme. Det kræver, at du har styr på din e-mail proces. På den måde kan du måske endda få en fordel i forhold til dine konkurrenter. Jeg har tit skrevet til offentlige myndigheder eller store virksomheder, hvor jeg har fået svar flere uger efter, at jeg har skrevet til dem. I de situationer føler jeg mig dårligt behandlet.

Min løsning er indtil videre, at jeg altid kigger på mine e-mails i tidsrummet 8-14, fordi hvis det er noget vigtigt, kan jeg nå at svare kunder med det samme. Hvis jeg vurderer, at jeg godt kan vente med at besvare e-mailen, stjernemarkerer jeg den. Hvis du er personen, der altid tjekker dine stjernemarkeringer, kan du nu gå videre til dit arbejde.

Personligt har jeg en tendens til at glemme mine stjernemarkerede e-mails, så jeg er begyndt at skrive ned, hvornår jeg skal besvare mine stjernemarkerede e-mails.

Konklusionen er, at det er vigtigt, at du finder en løsning, som passer til dig. Du kan helt sikkert lade dig inspirere af selvhjælpsbøger, men det er de færreste af os, som lever 100 pct. efter en bestemt bog.

6 replies
    • hjhansen
      hjhansen says:

      Ja helt sikkert. Det har jeg også allerede gjort. Især fordi jeg her kan bruge prioriterede indbakke. Det har totalt ændret den måde, at jeg bruger min e-mail på. Nu bruger jeg den både til kommunikation og en form for RSS feed.

      Svar
  1. Rasmus Ole Hansen
    Rasmus Ole Hansen says:

    Timothy Ferriss vil jo ikke mene at dit job er særlig godt. Han foretrækker et produkt, hvor man kan systematisere forsendelsen, så man ikke selv skal lave noget. Servicehverv er ikke 4HWW-style medmindre du kan få nogen andre til at gøre tingene for dig. Automatisk E-mail skal egentlig bare vise at man har modtaget mailen, men at man ikke lader sig distrahere fra vigtigere arbejdsopgaver hver gang der kommer en mail. Jeg foretrækker at tjekke mails og skrive mails om morgnen eller om aftenen så folk ser dem tidligt næste dag. Ellers bruger jeg David Allens GTD metode på mails, dvs der må aldrig være flere mails i inboxen end man kan se på skærmen. De skal enten svares på med det samme, gemme til senere besvarelse i en folder, arkiveres eller slettes.

    Svar
    • hjhansen
      hjhansen says:

      Ja, Timothy Ferriss vil helst have et produkt, men derfor kan man stadigvæk bruge ting fra 4-HWW.

      Jeg har pt. 25 e-mails på min firma e-mail og 86 e-mails på min private e-mail. Dem sletter jeg kun en gang om ugen. Det skyldes, at jeg får en række nyhedsbrev, som jeg kigger på, hvis jeg har tid. Hvis jeg over en længere periode vurderer, at jeg ikke skal bruge nyhedsbrevet, afmelder jeg det.

      Denne metode duer kun, fordi Google har skabt prioriterede indbakke. Vigtige e-mails står øverst på min skærm, og dem kigger jeg på med det samme. Alt det andet er jeg ligeglad med. Jeg kigger kun, om der er noget, som Google har placeret forkert.

      Svar
  2. Celia
    Celia says:

    Det er jo meget forskelligt, hvad der virker for en. Generelt kan jeg godt lide idéen om, at man tager stilling til sine mails nogenlunde med det samme efter modtagelse. Det er i virkeligheden lidt det, jeg både ser, at du og Rasmus skriver.
    Jeg har ikke det store problem med mails, som min situation er nu. Jeg får ikke så mange, men jeg lader mig altid distrahere af dem, og dropper det, jeg laver, når jeg kan se, at der ligger en mail til mig og venter. 😉

    Desuden er jeg HELT enig i, at man bør svare på sine mails – særligt når man selv har bedt om et tilbud! Det er enormt dårlig stil at tie et tilbud ihjel i stedet for at sige nej tak eller foreslå en ny pris, hvis man synes, tilbuddet er for højt. Jeg har selv oplevet det adskillige gange, og det er super, du tager det op! For det er SÅ frustrerende og generelt bare dårlig opførsel.

    Svar

Skriv en kommentar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *