Velkommen til 2014

 photo DSC_1070_zps2424ec36.jpg

Der er mange, der ikke kan lide nytårsforsæt, da de fleste anser det for noget, som de fleste af os alligevel aldrig overholder. Det er også ret let at sige, at man gerne vil træne tre gange om ugen, mens man sidder og gnasker julemarcipan i sig.

Alligevel kan jeg godt lide traditionen. Eller jeg kan i hvert fald godt lide at sætte mål. Et nyt år sætter nogle tanker i gang. De fleste af os slutter december af med at slappe af, og det giver en masse tid til at spekulere over, om 2013 var året, hvor vi gjorde de ting, som vi gerne ville.

Men ja, jeg ændrer ligeså tit vaner 1. februar, som jeg gør 1. januar, da jeg hele tiden bliver klogere på, om jeg har valgt den rette strategi til at nå mine mål.

Her er nogle af de ting, som jeg bliver bedre til i 2014.

Brug sociale medier mere aktivt

Alle andre snakker altid om, at de skal være mindre på sociale medier, men jeg vil gerne være mere aktiv på sociale medier. Det er en god måde at finde inspiration til nye blogindlæg, nye idéer og have almindelig samvær med andre mennesker.

På sociale medier kan virksomheder komme ud med deres budskab. Det er især oplagt for mig, da jeg har valgt at arbejde langt væk fra Danmark, mens jeg stadigvæk servicerer danske kunder.

Når jeg sidder i udlandet, er det svært at komme ud til nye kunder, når jeg ikke deltager i et fysisk netværk. Heldigvis kan jeg via sociale medier skabe et online netværk, men det kræver, at jeg sætter tid af til det hver dag. Så det vil jeg gøre.

Eller næsten hver dag. Det er også meget sundt at holde pauser engang i mellem. Det bringer os til næste punkt.

Slappe mere af

Det er ikke, fordi jeg ikke slapper af. Jeg sørger for at læse hver dag og gå lange ture.

Men jeg vil begynde at holde en ugentlig fridag, hvor jeg slet ikke laver noget arbejdsmæssigt og bare nyder tiden. Pt. er jeg i Mexico og her er det oplagt at tage ud og se en masse nye spændende ting.

Jeg er her i 1–2 måneder, hvor min kæreste og jeg har lejet en lejlighed. Når jeg bor et sted, ender jeg tit med at komme ind i en daglig arbejdsrutine. Selvfølgelig går jeg hver dag på stranden og nyder det gode vejr, men jeg glemmer at tage tid til at lave turistting.

Da jeg boede i København, gjorde jeg egentlig det samme. Jeg har f.eks. aldrig set Nationalmuseet, og det virker helt tåbeligt, at jeg ikke husker at se smukke ting i den by, hvor jeg bruger min tid. Jeg tænker, at det kan jeg altid nå.

Uanset hvor du bor, skal du tage en ugentlig slappe dag, hvor du tager ud og laver et eller andet, som du normalt ikke vil lave. Gå til kunstudstillinger, tag på museum, gå til koncert. Ja, bare et eller andet.

Det behøver ikke være noget, som koster penge. Det vigtigste er, at du oplever din by.

Skriv mere – meget mere

Jeg føler tit, at jeg ikke har tid til at skrive noget, da der lige er nogle praktiske ting, som skal ordnes.

Ja, mange af mine praktiske arbejdsopgaver er at skrive tekst, men jeg tænker her på alle former for tekst. Jeg skal sørge for at skrive flere blogindlæg. Deltage mere i debatter, f.eks. på Kforum.

Det hele skal ikke kun handle om tekst for kunder. Dette punkt hænger også sammen med sociale medier, da det er godt at dele sine evner på sociale medier og på den måde hjælpe andre.

Tidligere brugte jeg lang tid, inden jeg kom i gang med at skrive en tekst, og derfor var jeg ikke særlig produktiv. Manglende produktivitet gør mig egentlig også mindre kreativ i længden, så der er mange grunde til, at det er godt at få skrevet mere tekst.

Derfor er jeg begyndt at bruge skriveprogrammet Byword. Jeg hørte om det pga. en kommentar her på bloggen. Tak for det.

Byword blokerer alt andet ude end den tekst, som du skriver på. Det er et fantastisk skriveprogram, som jeg er begyndt at bruge hver dag. Jeg nyder tiden, hvor jeg er alene med min tekst.

Tidligere fandt jeg på en masse undskyldninger for ikke at skrive noget. Jeg er ikke på internettet, jeg har kun en halv time til at skrive, inden jeg skal lave noget andet, jeg bliver nødt til at svare på denne e-mail, inden jeg skriver noget osv.

Nu åbner jeg Byword og skriver. Det gode ved tekst er, at jeg sagtens kan skrive det, når jeg er offline. Der er aldrig nogen god grund til ikke at få skrevet en masse.

Udgivelse er ligeså vigtigt som at skrive

Ja, det virker som et meget simpelt punkt. Men jeg har en tendens til, at jeg starter med at skrive noget nyt, inden jeg har udgivet det, som jeg lige har skrevet.

Pludselig er der gået en uge, og jeg har en masse indlæg, som jeg ikke længere føler har relevans. Derfor er 2014 året, hvor udgivelse er ligeså vigtigt som at skrive.

Nu er mit udgangspunkt, at en tekst ikke er færdig, før den er online eller sendt til en avis.

Har du et nytårsforsæt for 2014? Eller sagt på en anden måde: Hvad er dit mål for 2014?

Hjemmekontor giver frihed

Lad mig starte med at sige, at jeg godt kan lide ideen om et kontor. Mange har den holdning, at hvis du ikke har et eksternt kontor, så får du aldrig lavet noget produktivt . Jeg elsker mit hjemmekontor. Mest af alt fordi jeg hader transporttid. Jeg kan ikke se nogen grund til at møde ind på et kontor, hvis jeg alligevel ikke har nogle fysiske møder.

En god grund til at have et kontor er, at du kan holde møder med potentielle kunder i professionelle omgivelser. Personligt vil jeg helst begrænse mødekulturen, og jeg kan langt bedre lide skype, e-mail og mobilsamtaler end fysiske møder. Jeg anerkender, at fysiske møder skaber et bedre forhold til dine kunder. Men disse møder kan holdes hos kunden eller i et mødelokale. Der findes masser af mødelokaler forskellige steder i byen.

Jeg hader transporttid

Det bedste ved at have et hjemmekontor er, at du slipper for transporttid til og fra job. Den tid kunne i stedet være brugt på arbejde. Du slipper også for at se på folks stressede ansigter. Du får ikke et positivt indtryk af menneskeheden, hvis du kun oplever mennesker i myldretrafikken.

Transporttid er blevet sådan en ting, som vores samfund hylder, og vi får endda fradrag, hvis vi har rigtig langt på arbejde. Folk skal selvfølgelig ikke belønnes for at have langt på arbejde.

Manges problem med hjemmekontor er, at de ikke føler sig produktive, når de sidder derhjemme. Når de glor på Facebook i arbejdstiden på deres eksterne kontor, så er de til gengæld super produktive. Det føler de i hvert fald. Det er simpelthen en mental barriere.

Mange tror ikke, at de kan arbejde hjemmefra, for så vil de aldrig få lavet noget. Når du har den holdning, så er det klart, at du ikke får lavet noget. Personligt opstiller jeg mål for min arbejdsdag. Disse mål kan variere alt efter, hvilken branche du er i.

Tidsbaserede og opgavebaserede mål

Mit tidsbaserede mål er, at jeg ikke laver aftaler før efter kl. 18. På den måde skaber jeg mine egne arbejdstimer på mit hjemmekontor. Nogen mennesker fungerer bedre ved at have fleksible tider. Det fungerer ikke for mig, for jeg har ikke lyst til at arbejde om aftenen og i weekenden. Så kan jeg bedre lide en alm. strukturet arbejdsuge.

Opgavebaserede mål er, at jeg opstiller nogle mål for, hvad jeg gerne vil opnå på en given dag. I  starten fyldte jeg min kalender op med alt for mange ting, og derfor endte jeg med at føle, at jeg aldrig nåede noget. Nu har jeg cuttet mine opgaver ned til 1-2 store opgaver og et par små opgaver. Små opgaver kan være et opkald til en kunde osv. Alle små opgaver kan jeg klare på en times tid. Aldrig mere.

Mine store opgaver fylder resten af min arbejdsdag. Jeg vil helst holde det til en stor opgave. Når jeg så har løst den, så går jeg i gang med at lave arbejde til en anden dag. Det gode ved at gøre det på denne måde er, at jeg kommer til at føle overskud, og jeg får en fornemmelse af, at jeg er foran i mit liv. Skøn følelse!!!

Hvis du opsætter mål for dig selv, så er jeg sikker på, at du sagtens kan bruge mere tid på dit hjemmekontor med at arbejde og mindre tid på transport til og fra dit eksterne kontor.

E-mail kultur

Jeg må indrømme, at det irriterer mig, at folk aldrig svarer på deres e-mails. Jeg har flere gange oplevet, at jeg har sendt tilbud ud, efter at en kunde selv har henvendt sig til mig, og hvis kunden ikke er interesseret, vælger de aldrig at svare.

Det er en meget konfliktsky løsning og decideret uhøfligt.

Det er ikke kun ved tilbud, at folk ikke svarer på deres e-mails. Generelt er folk dårlige til at svare på e-mails.

Jeg kan egentlig godt forstå, at mange vælger denne løsning, når de føler, at de har for travlt til at svare. Det virker til, at e-mail er en kommunikationsform, som er en kæmpe stressfaktor for mange mennesker. Jeg har egentlig også selv haft det sådan i perioder, så jeg forstår det godt.

Det er altid let at gøre sig klog på andres tid og fortælle, hvordan andre skal bruge deres tid. Men vi må ligesom se i øjnene, at det ikke tager lang tid at svare “Nej.” i en e-mail. Hvis man tænker over et tilbud, er det god stil at skrive: “Jeg vender tilbage.”

Hvis folk ikke kan overskue deres e-mails, er de nok allerede ude på et alvorligt sidespor i deres arbejdsliv.

4-Hour Workweek løsningen

De fleste kender Timothy Ferris’ bog 4-Hour Workweek, hvori han forklarer , at folk sagtens kan få mere fritid, hvis de vælger at organisere deres tid på en anderledes måde.

Han kommer også med sit bud på, hvordan du afstresser fra alle dine e-mails. Timothy Ferris’ løsning er, at du kun svarer på e-mails en gang om ugen.

Det er vigtigt at påpege, at han skriver, at du skal benytte autosvar, så alle ved, hvornår du svarer på dine e-mails.

Jeg bryder mig ikke om Timothy Ferris’ løsning. Hvis du får få e-mails, kan du ligeså godt svare på dem samme dag, da det giver kunder et professionelt indtryk af dit firma. Hvis du får spandevis af e-mails, og de forstyrrer din hverdag unødvendigt, hvis du svarer på dem løbende, kan det være en god idé at samle dem sammen til et bestemt tidspunkt på dagen.

Problemet er, at hvis du anvender Timothy Ferris’ løsning, vil du pludselig have 100 e-mails, du skal svare på, og det er der nok mange, som ikke kan overskue.

Nogen gange må du også bare indse, at du får alt for mange e-mails, og der skal en helt anden løsning til. F.eks. kan du ansætte en sekretær eller en studentermedhjælper til at aflaste dig.

I et interview med Berlingske forklarer Nikolaj Gammeltoft, tidl. direktør hos TDC, hvorfor det ikke kan lade sig gøre at svare på alle e-mails, hvis du får mange af dem.

»Jeg begyndte at skabe relationer på arbejdet, fordi det var de mennesker, jeg så mest. Men det dur ikke kun at køre ud af et spor. Arbejdssporet. Jeg kunne sidde en helt weekend og skrive mail. Og når weekenden var gået, havde jeg måske skrevet 500 mail, fordi der var 3.000 mail i inboxen, som jeg ikke have fået svaret på. Det var lidt sygt at bruge en dejlig weekend på. Jeg troede, jeg kunne svare på dem alle sammen, men det kunne jeg selvfølgelig ikke.«

Det er ikke en holdbar løsning.

Min løsning

På et tidspunkt benyttede jeg Timothy Ferris’ e-mail løsning. Jeg fandt hurtigt ud af, at det var langt mere værdifuldt at svare på e-mails med det samme end kun en gang om ugen. Det skyldes primært, at jeg ventede med at svare på e-mails fra kunder, som jeg kunne have besvaret på to minutter.

Hvis f.eks. en kunde ønskede et tilbud på en opgave, eller manglede information fra min side, blev det hele udskudt med min. en uge, når jeg kun svarede på e-mails en gang om ugen. Især hvis kunden benyttede samme princip som mig. Når det kommer til tilbud, er det vigtigt at svare kunden med det samme, fordi salg er det vigtigste for en virksomhedes.

Når vi taler om alm. kundeservice, bliver kunder glade, hvis du svarer dem med det samme. Det kræver, at du har styr på din e-mail proces. På den måde kan du måske endda få en fordel i forhold til dine konkurrenter. Jeg har tit skrevet til offentlige myndigheder eller store virksomheder, hvor jeg har fået svar flere uger efter, at jeg har skrevet til dem. I de situationer føler jeg mig dårligt behandlet.

Min løsning er indtil videre, at jeg altid kigger på mine e-mails i tidsrummet 8-14, fordi hvis det er noget vigtigt, kan jeg nå at svare kunder med det samme. Hvis jeg vurderer, at jeg godt kan vente med at besvare e-mailen, stjernemarkerer jeg den. Hvis du er personen, der altid tjekker dine stjernemarkeringer, kan du nu gå videre til dit arbejde.

Personligt har jeg en tendens til at glemme mine stjernemarkerede e-mails, så jeg er begyndt at skrive ned, hvornår jeg skal besvare mine stjernemarkerede e-mails.

Konklusionen er, at det er vigtigt, at du finder en løsning, som passer til dig. Du kan helt sikkert lade dig inspirere af selvhjælpsbøger, men det er de færreste af os, som lever 100 pct. efter en bestemt bog.