Jeg må indrømme, at det irriterer mig, at folk aldrig svarer på deres e-mails. Jeg har flere gange oplevet, at jeg har sendt tilbud ud, efter at en kunde selv har henvendt sig til mig, og hvis kunden ikke er interesseret, vælger de aldrig at svare.

Det er en meget konfliktsky løsning og decideret uhøfligt.

Det er ikke kun ved tilbud, at folk ikke svarer på deres e-mails. Generelt er folk dårlige til at svare på e-mails.

Jeg kan egentlig godt forstå, at mange vælger denne løsning, når de føler, at de har for travlt til at svare. Det virker til, at e-mail er en kommunikationsform, som er en kæmpe stressfaktor for mange mennesker. Jeg har egentlig også selv haft det sådan i perioder, så jeg forstår det godt.

Det er altid let at gøre sig klog på andres tid og fortælle, hvordan andre skal bruge deres tid. Men vi må ligesom se i øjnene, at det ikke tager lang tid at svare “Nej.” i en e-mail. Hvis man tænker over et tilbud, er det god stil at skrive: “Jeg vender tilbage.”

Hvis folk ikke kan overskue deres e-mails, er de nok allerede ude på et alvorligt sidespor i deres arbejdsliv.

4-Hour Workweek løsningen

De fleste kender Timothy Ferris’ bog 4-Hour Workweek, hvori han forklarer , at folk sagtens kan få mere fritid, hvis de vælger at organisere deres tid på en anderledes måde.

Han kommer også med sit bud på, hvordan du afstresser fra alle dine e-mails. Timothy Ferris’ løsning er, at du kun svarer på e-mails en gang om ugen.

Det er vigtigt at påpege, at han skriver, at du skal benytte autosvar, så alle ved, hvornår du svarer på dine e-mails.

Jeg bryder mig ikke om Timothy Ferris’ løsning. Hvis du får få e-mails, kan du ligeså godt svare på dem samme dag, da det giver kunder et professionelt indtryk af dit firma. Hvis du får spandevis af e-mails, og de forstyrrer din hverdag unødvendigt, hvis du svarer på dem løbende, kan det være en god idé at samle dem sammen til et bestemt tidspunkt på dagen.

Problemet er, at hvis du anvender Timothy Ferris’ løsning, vil du pludselig have 100 e-mails, du skal svare på, og det er der nok mange, som ikke kan overskue.

Nogen gange må du også bare indse, at du får alt for mange e-mails, og der skal en helt anden løsning til. F.eks. kan du ansætte en sekretær eller en studentermedhjælper til at aflaste dig.

I et interview med Berlingske forklarer Nikolaj Gammeltoft, tidl. direktør hos TDC, hvorfor det ikke kan lade sig gøre at svare på alle e-mails, hvis du får mange af dem.

»Jeg begyndte at skabe relationer på arbejdet, fordi det var de mennesker, jeg så mest. Men det dur ikke kun at køre ud af et spor. Arbejdssporet. Jeg kunne sidde en helt weekend og skrive mail. Og når weekenden var gået, havde jeg måske skrevet 500 mail, fordi der var 3.000 mail i inboxen, som jeg ikke have fået svaret på. Det var lidt sygt at bruge en dejlig weekend på. Jeg troede, jeg kunne svare på dem alle sammen, men det kunne jeg selvfølgelig ikke.«

Det er ikke en holdbar løsning.

Min løsning

På et tidspunkt benyttede jeg Timothy Ferris’ e-mail løsning. Jeg fandt hurtigt ud af, at det var langt mere værdifuldt at svare på e-mails med det samme end kun en gang om ugen. Det skyldes primært, at jeg ventede med at svare på e-mails fra kunder, som jeg kunne have besvaret på to minutter.

Hvis f.eks. en kunde ønskede et tilbud på en opgave, eller manglede information fra min side, blev det hele udskudt med min. en uge, når jeg kun svarede på e-mails en gang om ugen. Især hvis kunden benyttede samme princip som mig. Når det kommer til tilbud, er det vigtigt at svare kunden med det samme, fordi salg er det vigtigste for en virksomhedes.

Når vi taler om alm. kundeservice, bliver kunder glade, hvis du svarer dem med det samme. Det kræver, at du har styr på din e-mail proces. På den måde kan du måske endda få en fordel i forhold til dine konkurrenter. Jeg har tit skrevet til offentlige myndigheder eller store virksomheder, hvor jeg har fået svar flere uger efter, at jeg har skrevet til dem. I de situationer føler jeg mig dårligt behandlet.

Min løsning er indtil videre, at jeg altid kigger på mine e-mails i tidsrummet 8-14, fordi hvis det er noget vigtigt, kan jeg nå at svare kunder med det samme. Hvis jeg vurderer, at jeg godt kan vente med at besvare e-mailen, stjernemarkerer jeg den. Hvis du er personen, der altid tjekker dine stjernemarkeringer, kan du nu gå videre til dit arbejde.

Personligt har jeg en tendens til at glemme mine stjernemarkerede e-mails, så jeg er begyndt at skrive ned, hvornår jeg skal besvare mine stjernemarkerede e-mails.

Konklusionen er, at det er vigtigt, at du finder en løsning, som passer til dig. Du kan helt sikkert lade dig inspirere af selvhjælpsbøger, men det er de færreste af os, som lever 100 pct. efter en bestemt bog.